Artykuły Branżowe

SKUTECZNE NEGOCJACJE - KLUCZOWE ZASADY UDANYCH ROZMÓW data publikacji: 2017-04-28, autor wpisu: Redakcja iSzkolenia.pl

LEAD: Negocjacje kojarzone są z procesem sprzedaży, rozmową z klientem, czy rolą przedstawiciela handlowego. Osiągnięcie porozumienia jest jednak nieodłącznym elementem wielu relacji biznesowych, zarówno w kontakcie z partnerami zewnętrznymi jak i wewnątrz organizacji. Dlatego tak ważna jest umiejętność prowadzenia efektywnych rozmów.

Negocjacje to jeden ze sposobów radzenia sobie z konfliktem i różnicami interesów. Definicja negocjacji mówi, że jest to dwustronny proces komunikacji , którego celem jest osiągnięcie porozumienia, przy czym część interesów stron uczestniczących w procesie jest sprzeczna. Mówić prościej negocjacje to poszukiwanie porozumienia przez dialog. Finalnym celem negocjacji jest wymiana określonych wartości na warunkach akceptowalnych przez każdą ze stron.

Negocjacje prowadzone są  zazwyczaj z dwóch powodów. Pierwszy to chęć rozwiązania problemu stojącego na drodze do pożądanego stanu (np. spór o cenę między kupującym i sprzedającym). Drugi powód prowadzenia rozmów negocjacyjnych to próba stworzenia czegoś nowego, wypracowania unikatowego rozwiązania, czego samodzielnie nie udało by się osiągnąć (np. wspólna akcja marketingowa, wspólna inwestycja). To jaki jest cel negocjacji determinuje sposób w jaki są prowadzone.

Gdy obie strony negocjacji wspólnie poszukują rozwiązań, które w możliwie najlepszy sposób zaspokoją potrzeby każdej z nich, prowadzone rozmowy będą negocjacjami problemowymi. Stronom zależy na współpracy, aby osiągnąć jak największą korzyść wypracowując wspólne rozwiązanie. Partnerzy w negocjacjach są nastawieni na współpracę, nie na walkę ponieważ każdy zyskuje dzięki osiągniętemu porozumieniu. W negocjacjach problemowych dąży się do tego, aby znaleźć rozwiązanie, której daje korzyści obu stronom, co zmotywuje je do długotrwałej współpracy.

Sytuacja gdy obie strony przede wszystkim bronią swoich pozycji i stanowisk to negocjacje pozycyjne. Każdej ze stron zależy na tym, aby wywalczyć dla siebie jak najwięcej. W negocjacjach pozycyjnych zysk jednej strony oznacza mniejszy zysk lub stratę drugiej strony. W procesie często wykorzystane są zagrywki negocjacyjne i manipulacje, gdyż celem jest zyskać dla siebie jak najwięcej. Relacje między negocjującymi schodzą na dalszy plan lub nie mają znaczenia. Negocjujący skupiają się przede wszystkim na uzasadnianiu swojego stanowiska, zbijaniu argumentów drugiej strony, technikach, które wymuszą jak największe ustępstwa „rywala”.

Identyfikacja rodzaju prowadzonych rozmów często decyduje o sukcesie bądź niepowodzeniu. Gdy jedna ze stron jest nastawiona na wypracowanie wspólnego rozwiązania, a druga na obronę pozycji istnieje duże ryzyko, że rozmówca, któremu zależało na współpracy, w reakcji na zachowanie partnera zacznie bronić swojej pozycji, co uniemożliwi pozytywne zakończenie negocjacji. Zdarza się również tak, że negocjacje na początku nastawione na obronę pozycji w wyniki dalszych rozmów przeradzają się w rozmowy nastawione na współpracę. (np. sprzedaż produktu po wyższej cenie z propozycją pokrycia części kwoty w barterze, lub w dogodnej formie finansowania).

Trudno przewidzieć jak potoczą się negocjacje, dlatego warto rozpocząć od rozmów nastawionych na współpracę. Dzięki temu w każdym momencie procesu, w odpowiedzi na zachowanie drugiej strony, istnieje możliwość zmiany taktyki na obronę własnych interesów. Gdy zaś strony rozpoczynają od obrony pozycji, trudniej będzie zmienić taktykę. Aby negocjacje były nastawione na współpracę, w trakcie rozmów należy przestrzegać czterech podstawowych zasad.

1)    Oddziel człowieka od problemu.

W trakcie negocjacji każda ze stron wywiera pewien wpływ na to co czuje i jak się zachowuje rozmówca. Zaczyna się proces oceny partnera przez pryzmat wcześniejszych doświadczeń, jego zachowania. To rodzi ryzyko odsunięcia przedmiotu negocjacji na drugi plan, a skupienia się na relacjach interpersonalnych. Takie rozmowy bardzo szybko mogą przerodzić się w negocjacje pozycyjne. Warto więc pamiętać aby w trakcie rozmów skupiać się na przedmiocie negocjacji i dążyć do wypracowania rozwiązania.

2)    Broń interesów a nie stanowisk.

Rozróżnienie stanowisk od interesów jest kluczową zdolnością związaną z prowadzeniem negocjacji nastawionych na współpracę. Stanowiska są otwarcie komunikowane przez każdą ze stron. Są często powtarzane i argumentowane (przykład: cena jest za wysoka). Za każdym stanowiskiem kryją się interesy rozmówcy, o których nie mówi otwarcie (np. wysoka cena ze względu na: brak środków finansowych, nacisk ze strony zwierzchników, podobna ofertę konkurencji). Gdy negocjatorzy mocno bronią swoich stanowisk szukając wciąż nowych argumentów, bez ujawnienia faktycznych powodów, łatwo o przerodzenie się rozmów w negocjacje pozycyjne. Aby poznać interesy drugiej strony należy okazać uznanie przedstawionym stanowiskom, po czym zachęcić rozmówcę pytaniami otwartymi do rozmowy o korzyściach jakie chce faktycznie osiągnąć.

3)    Poszukuj nowych kreatywnych rozwiązań korzystnych dla obu stron.

Gdy strony poznają już swoje interesy i potrzeby pojawia się obszar do wypracowania wspólnego rozwiązania. Często należy wyjść poza utarte schematy do czego niezbędna jest twórcza praca rozmówców. W trakcie tak prowadzonych rozmów pojawiają się nowe, nieznane do tej pory kwestie i okoliczności dlatego niezbędna jest tu również duża elastyczność. Mogą one bowiem zniwelować wypracowane już rozwiązania, ale dzięki temu dają możliwości znalezienia innego rozwiązania, na które nie było wcześniej miejsca.

4)    Nalegaj na ustalenie obiektywnych kryteriów oceny rozwiązań.

Negocjacje zakończą się sukcesem jeśli wypracowane rozwiązania uda się wdrożyć i każda ze stron odniesie z nich korzyści. Tu bardzo ważne są obiektywne kryteria, które pozwolą na ocenę i wybór konkretnego rozwiązania. Do ich wyznaczenia mogą posłużyć takie punkty odniesienia jak: realia rynkowe, wyniki badań czy ekspertyzy specjalistów. Jeśli żądania znacznie odbiegają od przyjętych standardów psuje to dobrą atmosferę rozmów i strony zaczynają bronić swoich stanowisk. W trakcie wdrożenia wypracowanych rozwiązań również należy określić obiektywne kryteria, które bronią interesów każdej ze stron (np. zabezpieczenia w przypadku nieprzestrzegania przyjętych ustaleń).

Przestrzeganie tych zasad zwiększa szansę na zakończenie negocjacji zgodnie z oczekiwaniami i prowadzenie rozmów w pozytywnej atmosferze. Ponadto należy pamiętać, że negocjacje to proces.  W każdej chwili negocjacje nastawione na współpracę mogą zmienić się w negocjacje pozycyjne, dlatego tak ważne jest stosowanie prezentowanych reguł przez cały czas prowadzonych rozmów.

Autor:
Marek Waśkiewicz
Trener biznesu, konsultant, ekspert w obszarze sprzedaży i negocjacji
 

Zdjęcie autora

Autor publikacji:

Redakcja iSzkolenia.pl — profesjonalny portal branży szkoleniowej